Секретарь на ресепшен, Москва

Вакансия компании: АО «Артос»

Сфера деятельности АО "АРТОС"-сдача в аренду собственной недвижимости.

Требования:
Секретарь на ресепшен должен уметь:
-Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу при встрече посетителей и в процессе телефонных переговоров;
-Применять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций в ходе взаимодействия с сотрудниками компании и посетителями;
-Поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
-Предупреждать и разрешать конфликтные ситуации;
-Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании;
-Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников компании;
-Использовать технические и программные средства для голосовой или видео-конференц-связи, средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
-Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
-Составлять и вести учетные документы;
-Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
-Осуществлять деловую переписку в соответствии с установленными правилами;
-Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с поручениями руководства;
-Подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы;
-Подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия;
-Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
-Использовать программное обеспечение для подготовки материалов и документов;
-Координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
-Анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
-Пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для заказа авиа-, железнодорожных и иных проездных документов и билетов;
-Пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для бронирования гостиниц, осуществлять бронирование гостиниц в соответствии с внутренним заказом компании;
-Вести деловую переписку;
-Обеспечивать сохранность конфиденциальной информации;
-Соблюдать нормы этики делового общения.

Условия:
-Оформление по ТК РФ;
-Офис в шаговой доступности от метро;
-Заработная плата по итогам собеседования.

Обязанности:
-Встреча посетителей;
-Прием и перераспределение телефонных звонков;
-Прием, регистрация и распределение корреспонденции;
-Ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов;
-Помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами);
-Выполнение поручений руководства;
-Оформление и ведение архива;
-Прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков, на обеспечение канцтоварами и т.д.;
-Организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.).

Наш дружный коллектив готов принять трудолюбивого сотрудника.