Офис-менеджер (секретарь полного цикла), Москва

Российская компания, оптовая торговля растительным сырьем (ОСНО).

Условия:

• Оформление по Трудовому договору;
• Испытательный срок -2 месяца
• Офис г.Мытищи, ул. Ярмарочная, д.7 (территория Мытищинской ярмарки, 1 км от МКАД).
• Часы работы: с 9.00 до 18.00 (13.00-14.00 обед)

Задачи:

• Маркировка сырья, подготовка качественных документов к отгрузке!!!
• Реестр образцов сырья (хранение, отправка Покупателю)!!!
• Контроль и учет Деклараций и Протоколов на сырье!!!
• Оформление заявок и учет (контроль) образцов сырья на протокол для лаборатории;
• Сканирование и отправка по электронной почте бухгалтерских документов Покупателю в день отгрузки. Взаимодействие с поставщиками и покупателями по вопросам получения и отправки первичных бухгалтерских и отчетных документов, договоров и спецификаций, деклараций и протоколов, удостоверений качеств;
• Оформление заявок на Транспортные компании;
• Ведение и оформление Документооборота: регистрация, учет, хранение, сканирование, архивирование документов. Отправка почтой России и СДЭК;
• Электронная почта – контроль;
• Организация курьерских доставок и отправлений (СДЭК);
• Координация работы водителя (поручение, учет записи о поездках, оформление путевых листов, глонасс, оформление доверенности);
• Решение административно-хозяйственных вопросов: (заказ канцелярии, воды, хозтоваров, кофе-чай, спецодежда);
• Взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией по офисным вопросам;
• Коммуникации с поставщиками услуг (Мегафон, РН-Карт, Интернет, Стоянка, Аренда);
• Заказ пропусков для контрагентов;
• Выполнение поручений руководителя.
• Помощь Агенту:
• Оформление договоров, доп.соглашений, спецификаций с Покупателями, Поставщиками, Перевозчиками (заполнение преамбул и реквизитов);
• Составление договор-заявки с Перевозчиками;
• Подписание документов за Агента в электронном виде;
• Составление коммерческих предложений и отправка Контрагенту;
• Выполнение поручений Агента.
• Помощь Заведующему склада:
• Отгрузка-приемка сырья во время отсутствия завскладом на рабочем месте.

Мы строим плодотворные и долгосрочные отношения с сотрудниками, основа которых – доверие, уважение и ответственность. Откликайтесь на нашу вакансию, мы ждём Вашего звонка или резюме!